Як підготуватися до онлайн-зустрічі: практичні поради

Освітній процес і спілкування в онлайн-форматі стали нашою реальністю. Хтось легко на нього перейшов, а комусь це дається складно з різних причин. Поради, які ви прочитаєте далі, допоможуть гарно підготуватися до онлайн-зустрічі.

Перевірте, як ви підписані	Переконайтеся у справності гаджетів і подбайте про надійний інтернет
Оберіть місце та фон	Подбайте про візуальний ряд
Зберігайте конфіденційність	Потренуйтеся працювати з камерою і мікрофоном
Сплануйте тривалість онлайн-зустрічі	Доберіть одяг
Складіть план розмови	Владнайте особисті питання завчасно

Перевірте, як ви підписані

Якщо ви реєструєтеся на онлайн-платформі, де проходитиме ваша зустріч, вказуйте своє справжнє ім’я та прізвище. Не вигадуйте нікнеймів на кшталт «турботлива матуся» чи «шалена черепаха», адже це може спантеличити учасників зустрічі. Такий підпис може надати комічності вам як спікерові, і по той бік екрана вас можуть не сприйняти серйозно. А якщо ви вже зареєстровані, то перевірте, чи з підписом усе гаразд.

Оберіть місце та фон

Знайдіть зручне й тихе місце, де ніщо не відволікатиме вас від зустрічі. Адже сторонній шум чи розмови заважатимуть говорити і слухати співрозмовників. Онлайн-зустрічі в людних місцях, наприклад в кафе, — ризиковані, адже невідомо, хто сидітиме за сусіднім столиком і як себе поводитиме. Окрім того, сторонній шум відволікатиме від теми розмови і увага розсіюватиметься.

Фон вашого робочого місця важливий, адже на нього учасники зустрічі дивитимуться впродовж усієї розмови. Відкорегуйте світло у приміщенні. Упевніться, що довкола вас охайно та немає предметів, які відволікатимуть інших. Не обов’язково щось вигадувати — достатньо звичайної кімнати з однотонними шпалерами, робочим столом чи домашньою бібліотекою. Головне, щоб позаду не було провокаційних плакатів, картин, скульптур тощо. Ваші захоплення, переконання й погляди — надзвичайно важливі, але їх варто розмежовувати з роботою.

Якщо ви не бажаєте показувати приміщення, з якого виходите в ефір, скористайтеся спеціальними інструментами. У найпопулярніших програмах для онлайн-зустрічей, як-от Zoom, Skype, Teams, є змога розмити фон або обрати віртуальний.

Зберігайте конфіденційність

Це стосується запрошень на онлайн-зустрічі. Заздалегідь повідомте учасникам спеціальні логіни й паролі особисто чи у спільному чаті. Не публікуйте їх в інтернеті, наприклад, на сторінці закладу освіти у фейсбуці. Адже є імовірність, що хтось сторонній підʼєднається і завадить роботі.

Якщо хочете зробити відеозапис зустрічі, повідомте про це всіх учасників і попросіть їхнього дозволу. Власне, конфіденційність — ще одна причина, чому важливі розмови не варто проводити в кафе чи інших людних місцях. Навіть якщо ви в навушниках, важливу інформацію можуть почути від вас чи побачити з екрана компʼютера чи ноутбука.

Сплануйте тривалість онлайн-зустрічі

Онлайн-зустріч все ще залишається зустріччю, тож продемонструйте свою повагу до особистого часу колег чи інших співрозмовників. Плануйте відеодзвінок тривалістю не більше 45 хв. Якщо під час зустрічі стає зрозуміло, що 45 хв не вистачить, то одразу запропонуйте докладніше обговорити тему під час наступної розмови. Це буде ефективніше й продуктивніше, ніж двогодинна розмова.

Складіть план розмови

Якщо зустріч ведете ви, продумайте її план, щоб не забути розповісти про щось важливе. Враховуйте особливості свого мовлення. Не зловживайте гумором. Жарт завжди має бути доречним і своєчасним. В умовах онлайн-зустрічі він може зійти нанівець і забрати дорогоцінний час. Не зловживайте словами «дякую» і «будь ласка». Людина, яка їх часто використовує, створює образ того, хто потребує допомоги. Щоб підкреслити вашу вихованість і ввічливість вистачить, якщо вони прозвучать один-два рази.

Якщо учасники зустрічі — представники інших країн чи національностей, ознайомтеся з мовно-культурними традиціями співрозмовників, щоб урахувати їх під час зустрічі.

Переконайтеся у справності гаджетів і подбайте про надійний інтернет

Складно спілкуватися онлайн, якщо є технічні проблеми. Тому насамперед переконайтеся, що ваші гаджети в робочому стані, а інтернет працює без перебоїв. Протестуйте звʼязок заздалегідь, перевірте звук, відео та можливість демонструвати екран. Згорніть чи закрийте зайві програми й чати, щоб не відволікатися на них під час онлайн-зустрічі. Це мінімізує ймовірність виходу з ладу ваших пристроїв і виникнення проблем зі зв’язком, дасть змогу зосередитися на спілкуванні.

Подбайте про візуальний ряд

Щоб співрозмовники ліпше сприйняли інформацію, яку плануєте висвітлити, підготуйте додаткові матеріали — презентації, відео, графіки, документи. Такі інтерактиви завоюють увагу слухачів, допоможуть їм краще запам’ятовувати інформацію. Перед початком перевірте, чи всі програми працюють і всі файли відкриваються, щоб потім не гаяти на це час. За потреби додаткові матеріали заздалегідь розішліть учасникам для ознайомлення.

Потренуйтеся працювати з камерою і мікрофоном

Під час онлайн-зустрічей камера завжди має бути ввімкнена. Вийти в ефір без увімкненої камери — неповага до співрозмовника. Таке допустимо, якщо ви вже добре знайомі чи це дуже коротка розмова. Адже дивитися на чорний квадратик з іншого боку екрана тридцять і більше хвилин — не дуже приємно. Це  може дратувати.

Під час розмови важливо дивитися співрозмовнику в очі. Цей прийом діє і в форматі онлайн, хоча трохи умовно. Не відводьте погляду від камери, особливо, якщо ви спікер. Якщо ви дивитесь вбік, у співрозмовника може скластися відчуття, що ви спілкуєтеся ще з кимось.

Пам’ятайте про мікрофон. Вмикайте його лише тоді, коли хочете щось сказати або під час активного діалогу. Зайвий шум, джерелом якого є ви чи ваше оточення, нікому не потрібен.

Доберіть одяг

До онлайн-зустрічі варто готуватися так, як готуєтеся до очної. Звісно, в домашніх умовах можна відмовитися від краваток і ділових костюмів чи суконь, бо таке вбрання видаватиметься неприродним. Замість них можна одягати футболки, светри чи джемпери. Не варто забувати і про той одяг, якого зазвичай не видно в камеру. Адже, захопившись обговоренням, ви можете різко встати, і ваші співрозмовники побачать той одяг, який ви не планували їм демонструвати.

Уникайте яскравого та строкатого одягу. Оптимальні кольори: білий, сірий, зелений, блакитний.

Владнайте особисті питання завчасно

Особисті питання владнайте до початку зустрічі або ж перенесіть на потім. Подбайте про те, щоб під час розмови ваші рідні чи домашні улюбленці не опинилися зненацька в центрі уваги. Це весело, але непрофесійно. Продемонструйте повагу й зацікавленість.

Використовуйте ці поради самі і діліться ними з колегами. Оскільки зараз ми вимушені спілкуватися переважно онлайн, вони стануть у пригоді (див. Додаток). Нехай онлайн-зустрічі у вашому професійному житті будуть лише результативними та успішними!